Stadgar, regler och anvisningar
Föreningens stadgar, regler och anvisningar är värda att känna till eftersom de också ska följas. En stor del av dem bygger på arrendeavtalet med Helsingfors stad och stadens spelregler för koloniträdgårdarna.
Alla regler finns till för att upprätthålla ordning och sämja i vår bygemenskap. Mycket handlar om vanligt folkvett och att visa hänsyn till varandra.
De regler som gäller byggande handlar om att följa stadens villkor för byggande som staden godkänt och som ska bevara egenarten i Brunakärr koloniträdgård.
Stadgar för Brunakärr Koloniträdgårdsförening r.f. (1.1.2021)
1. Föreningens namn är Brunakärr Koloniträdgårdsförening r.f.
Föreningens språk är svenska och dess hemort Helsingfors.
2. Föreningens syfte och verksamhet
Brunakärr Koloniträdgårdsförening r.f. är en ideell förening.
Syftet med föreningen är att främja intresset för koloniträdgårdsverksamhet och trädgårdsodling. Föreningen värnar om trädgårdens traditionella växter och byggnadskultur samt söker ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbara lösningar.
Föreningen är ett av de svenska rummen i Helsingfors.
Föreningen fullföljer sitt syfte genom att
- arrendera mark av Helsingfors stad och i sin tur utarrendera densamma till sina medlemmar som koloniträdgårdslotter utan vinst
- anordna sammankomster, diskussions- och informationstillfällen för sina medlemmar
- sköta området enligt stadens föreskrifter
- upprätthålla kontakt med och göra förslag och initiativ till myndigheter och andra beslutsfattare.
Föreningen kan med föreningsmötets godkännande köpa, äga och sälja aktier och andra värdepapper samt äga och förvalta fast och lös egendom. Föreningen kan motta och förvalta understöd, donationer och testamenten.
Föreningen kan genom arv, gåva eller testamente erhålla och förvalta arrenderätter med eller utan stugor samt sälja dem.
För att stöda verksamheten kan föreningen i liten skala bedriva kiosk-/caféverksamhet som en del av sin verksamhet. Föreningen kan ordna försäljningar, lotterier och penninginsamlingar för föreningens egna behov.
Föreningen kan vara medlem i inhemsk eller utländsk organisation som främjar föreningens syfte.
3. Medlemsgrupper
- ordinarie medlem
- extra medlem
- understödande medlem
- hedersmedlem
Styrelsen kan som ordinarie medlem efter prövning godkänna en fysisk person att förvalta en arrendelott i Brunakärr koloniträdgård. En ordinarie medlem ska vara myndig och enligt arrendeavtalet vara skriven och permanent bosatt i Helsingfors. Ordinarie medlemmen får inte med stöd av arrenderätt inneha någon annan koloniträdgårdslott inom Helsingfors stads område. Varje arrendelott kan bara ha en ordinarie medlem.
En lott kan förutom ordinarie medlem ha en extra medlem, som vid behov mot fullmakt kan representera den ordinarie medlemmen och rösta på föreningens möten. En extra medlem kan också delta i styrelsearbetet och andra förtroendeuppgifter.
En extra medlem ska uppfylla samma kriterier som en ordinarie medlem. Varje arrendelott kan ha högst en extra medlem, men flera understödande medlemmar.
En extra medlem ska ansöka om medlemskap i samförstånd med ordinarie medlemmen för lotten i fråga. Ansökan om medlemskap ska godkännas av styrelsen efter prövning. Den extra medlemmen får inte heller inneha någon annan koloniträdgårdslott inom Helsingfors stads område. En person kan inte samtidigt vara både ordinarie medlem och extra medlem.
Till understödande medlem kan styrelsen godkänna en enskild person, sammanslutning eller stiftelse som vill understöda föreningens syfte. En understödande medlem har närvaro- och yttranderätt vid föreningens möten, men inte rösträtt. En understödande medlem kan inte vara styrelsemedlem.
Till hedersmedlem kan föreningsmötet på framställning av styrelsen kalla en person som avsevärt har främjat och stött föreningens verksamhet. En hedersmedlem som samtidigt är ordinarie medlem kan ha styrelse- och andra förtroendepositioner i föreningen.
4. Inskrivnings- och medlemsavgifter samt andra avgifter
Ordinarie medlem, extra medlem, understödande medlem och hedersmedlem betalar till föreningen en årlig medlemsavgift som fastställs vid årsmötet. Medlemsavgiften kan vara olika för olika medlemsgrupper.
En ny ordinarie medlem betalar också en inskrivningsavgift.
En medlem som äger stuga i koloniträdgården ska betala arrende för trädgårdslotten i enlighet med arrendeavtalet, som bygger på föreningens avtal med staden. Föreningen uppbär också elavgift och vattenavgift skilt för varje lott.
Dessutom kan föreningen av sina medlemmar uppbära avgifter för underhåll av egendomen på området och för föreningens faciliteter och tjänster.
5. Medlemskrav
En koloniträdgårdslott får överlåtas till ny arrendator först efter att styrelsen har godkänt den nya ordinarie medlemmen.
En ordinarie medlem och extra medlem ska förstå vilka rättigheter och skyldigheter ett medlemskap i föreningen innebär.
Medlemmarna ska följa arrendeavtalet och stadens spelregler för koloniträdgårdar samt regler för byggande. Medlemmarna ska också följa föreningens stadgar, bygganvisningar och andra av föreningen eller styrelsen uppgjorda anvisningar.
En ordinarie medlem ansvarar inför föreningen för sin extra medlem och sina gäster samt hur de agerar på området.
Om en ordinarie medlem inte har skött sin trädgårdslott i enlighet med arrendeavtalet kan föreningen låta sköta lotten på medlemmens bekostnad.
Ordinarie medlemskap och extra medlemskap upphör med styrelsens beslut när lotten byter innehavare och stugan ägare.
Ett dödsbo kan inte vara medlem i föreningen. Dödsboet ska skicka föreningen bouppteckning och släktutredning samt meddela en kontaktperson till föreningens styrelse. Stugan ska övergå genom arv eller försäljning till en person som uppfyller villkoren för ordinarie medlemskap inom en tidsfrist på ett år.
6. Utträde och uteslutning ur föreningen
En ordinarie medlem utträder med styrelsens beslut ur föreningen när lotten byter innehavare och stugan ägare. Ifall en medlem har för avsikt att byta, dvs. först sälja egen stuga och därefter köpa en annan stuga kan medlemskapet fortsätta under en övergångsperiod på 30 dagar.
Ordinarie och extra medlemskap samt rätten att inneha ett arrendekontrakt upphör med styrelsens beslut ifall en medlem flyttar bort från Helsingfors.
En extra medlem utträder samtidigt som den ordinarie medlemmen, eller tidigare på egen begäran.
Styrelsen kan säga upp ordinarie och extra medlemskap på följande grunder:
1. om den ordinarie medlemmen har brutit mot arrendeavtalet och överlåtit nyttjanderätten eller lånat eller hyrt ut arrendeområdet eller stugan.
2. om en medlem inte betalar sin medlemsavgift eller om ordinarie medlem inte betalar arrendeavgift, el-avgift, vattenavgift eller avgift för underhåll inom fastställd tid och inte efter uppmaning fullgör sin betalningsskyldighet inom en (1) månad från det att uppmaningen givits eller inom samma tid ställer en godtagbar säkerhet.
3. om den ordinarie medlemmen eller extra medlemmen skadat föreningen eller nyttjat arrendeområdet eller därtill hörande egendom i strid med arrendeavtalet och stadens eller föreningens föreskrifter och anvisningar, och inte efter uppmaning inom förelagd skälig tid rättar sin försummelse eller sitt förfarande.
Om styrelsen åberopar punkt 3 som grund för uppsägning kan den ordinarie medlemmen eller extra medlemmen inom 30 dagar från att medlemmen tagit del av styrelsens beslut, framföra ett skriftligt svar till styrelsen. Det skriftliga svaret och styrelsens uppsägningsbeslut ska då behandlas vid följande föreningsmöte. Om föreningsmötet bekräftar styrelsens beslut, ska ordinarie medlemmen omedelbart inleda försäljning av sin stuga eller överlåta försäljningen till föreningen genom fullmakt.
Stugan ska säljas inom ett år från beslutet om uppsägning. Medlemskapet upphör med styrelsens beslut senast då ordinarie medlemmen har sålt sin stuga och överlåtit lotten till en person som uppfyller stadens och föreningens villkor.
7. Beslutsfattande och förvaltning
Föreningens beslutande organ är årsmötet. Andra beslutföra föreningsmöten kan ordnas vid behov. Föreningens styrelse, som utgör dess förvaltningsorgan, väljs vid årsmötet bland föreningens ordinarie och extra medlemmar.
Möteskallelse till föreningsmöten, alltså årsmötet och övriga beslutföra föreningsmöten ska skickas till medlemmarna. Möteskallelsen skickas per e-post minst 14 dagar före mötet, eller per post om e-post saknas. Meddelandet ska också sättas upp på anslagstavlan och hemsidan. Vid behov kan styrelsen besluta att också meddela om föreningsmötet i svenskspråkiga medier.
Varje medlem är själv skyldig att se till att föreningen har aktuella kontakt- och adressuppgifter till hen. Nya uppgifter ska meddelas styrelsen inom en månad efter ändringen.
Styrelsen, kommittéer och arbetsgrupper kan sammanträda elektroniskt ifall samtliga medlemmar i gruppen samtycker.
8. Årsmötet
Vid föreningens årsmöte, som hålls senast den 15 april, behandlas följande ärenden:
1. Val av mötesordförande, sekreterare, två protokolljusterare och två rösträknare
2. Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet
3. Godkännande av mötets föredragningslista
4. Föredragning av årsberättelsen
5. Föredragning av föreningens bokslut och utlåtande av revisor eller verksamhetsgranskare
6. Fastställande av bokslutet samt beviljande av ansvarsfrihet åt styrelsen
7. Fastställande av följande års verksamhetsplan
8. Fastställande av inskrivnings- och medlemsavgifter samt föreningens andra avgifter
9. Fastställande av följande års budget
10.Val av ordförande
11.Val av styrelsemedlemmar i stället för de avgående
12.Val av en revisor och en suppleant eller 1-2 verksamhetsgranskare och en suppleant
13.Övriga i möteskallelsen angivna ärenden.
Om en föreningsmedlem önskar att ett ärende ska behandlas vid föreningens årsmöte ska hen skriftligt meddela detta till styrelsen senast 2 månader före mötet så att ärendet kan tas med i möteskallelsen. En extra medlem som med fullmakt representerar ordinarie medlemmen för samma lott på föreningsmötet ska ha ansökt om medlemskap senast två (2) månader före föreningsmötet och blivit godkänd av styrelsen.
9. Beslutsförfarande på möte
Varje ordinarie medlem kan rösta med bara en röst. Rösträtt på föreningens årsmöte och extra föreningsmöten har ordinarie medlem som betalat alla sina förfallna medlemsavgifter.
Om den ordinarie medlemmen har förhinder kan hen endast befullmäktiga sin egen, alltså arrendelottens extra medlem att rösta i sitt ställe vid föreningens möten. Det förutsätter att både ordinarie och extra medlemmen skött sina förfallna avgifter till föreningen. Fullmakten skall vara skriftlig och visas upp vid mötet.
En ordinarie medlem eller extra medlemmen i dennes ställe, kan således rösta med bara en röst. En ordinarie medlem kan inte representera en annan ordinarie medlem.
Som mötets beslut gäller den åsikt som har fått mest av de avgivna rösterna. Om rösterna faller jämnt avgör lotten.
10. Styrelsen
Styrelsen består av ordförande och 7-11 medlemmar vilka valts på årsmötet. Styrelsen består av ordinarie medlemmar och högst till 1/3 av extra medlemmar. En ordinarie medlem och en extra medlem från samma lott kan inte samtidigt sitta i styrelsen.
Ordförandens mandat är ett år, för styrelsemedlemmar är mandatet två år så att hälften av dem är i tur att avgå varje år. Första gången avgör lotten de avgående. Styrelsemedlemmarnas verksamhetsperiod inleds direkt efter valet.
Styrelsen utser funktionärer och delegerar olika projektansvar till av styrelsen valda arbetsgrupper.
Kassör och sekreterare kan väljas utom styrelsen.
Styrelsen sammanträder på ordförandens eller då hen har förhinder på viceordförandens kallelse. Styrelsen är beslutför om hälften av medlemmarna, ordförande eller viceordförande medräknade, är närvarande. Vid omröstning gäller enkel röstövervikt och vid lika röstetal avgör ordförandes röst.
11. Tecknande av föreningens namn
Föreningens namn tecknas av ordförande och viceordförande tillsammans eller någon av dem tillsammans med sekreteraren eller med en person som av styrelsen förordnats för detta ändamål. Föreningens namn tecknas alltid av två personer.
12. Föreningens räkenskapsår
Föreningens räkenskapsår är ett kalenderår.
13. Verksamhetsgranskning eller revision
Verksamhetsgranskare eller revisor ska meddelas om att bokslutet färdigställts senast en (1) månad före årsmötet. Utlåtandet meddelas föreningens styrelse två (2) veckor före årsmötet och presenteras på årsmötet.
14. Ändring av föreningens stadgar
Ändring av föreningens stadgar måste godkännas på två föreningsmöten varav det sista är årsmötet. För giltigt beslut om stadgeändring erfordras 3/4 röstmajoritet. Stadgeändringar ska uppges i möteskallelsen. Om föreningens språk ska ändras krävs 5/6 majoritet.
15. Upplösning av föreningen och användning av tillgångarna
Om föreningen upplöser sig eller upplöses ska tillgångarna tillfalla svenskspråkiga ändamål som står föreningens syfte nära.
Beslut om upplösning av Brunakärr Koloniträdgårdsförening r.f. kan fattas vid årsmötet och ska bekräftas av ett föreningsmöte som hålls tidigast en månad efter sagda möte. För giltigt beslut om föreningens upplösande krävs 5/6 röstmajoritet.
Vid detta möte bestäms också om användningen av Brunakärr Koloniträdgårdsförening r.f:s tillgångar. Om föreningen upplöses används dessa tillgångar för samma ändamål.
Upplösning av föreningen ska anges i möteskallelsen.